So schaffen Sie die Umsetzung der Richtlinie
Am 31.12.2016 endete die Schonfrist zur Umsetzung der GOBD-Richtlinie des Bundesministeriums für Finanzen.
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“
Die Grundsätze klären, welche formalen Anforderungen für die Buchführung
und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und
Papierdokumenten gelten. Zudem regeln die GoBD den Zugriff auf die Daten durch
die Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen.
Am einfachsten bewahren Sie Ihre elektronischen Unterlagen mit Hilfe einer DMS- oder Archivierungssoftware, wie der DOCBOX, GOBD-konform auf.
Wichtig ist: Die meisten der Grundsätze entsprechen den Regeln, die auf die Buchführung in Papierform ohnehin zutreffen. In erster Linie erweitert die neue Richtlinie den Geltungsbereich auf elektronische Aufzeichnungen.So können nun zum Beispiel auch E-Mails unter die Aufbewahrungspflicht fallen.
Der/Die Steuerpflichtige trägt die Verantwortung für „die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher“ und ist damit auch für digitale und elektronische Belege und Aufzeichnungen zuständig. Immer dann, wenn der Inhalt eines Dokuments, das nur in digitaler Form vorliegt, einen Geschäftsbrief ersetzt oder als Beleg für eine Buchung gilt, ist dieses Dokument auch in elektronischer Form revisionssicher zu archivieren.
Der Begriff „revisionssicher“ kann an dieser Stelle als Synonym für „in Einklang mit den Grundsätzen der GOBD“ aufgefasst werden.
Die Grundsätze der GoBD
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Steuerrelevante Buchungen müssen verständlich und überprüfbar sein.
- Vollständigkeit: Steuerrelevante Buchungen müssen vollständig und lückenlos aufgezeichnet werden.
- Zeitnahe Erfassung und Ordnung: Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt und zeitnah gebucht werden.
- Unveränderbarkeit: Buchungen und Aufzeichnungen müssen so gespeichert werden, dass Änderungen nachvollziehbar sind. (Pdf und Excel sind dafür nicht ausreichend.)
- Einhaltung von Aufbewahrungsfristen: Es muss sichergestellt werden, dass der Zugriff auf die Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht möglich ist.
- Sicherung vor Verlust: Es muss dargelegt werden, wie die Dokumente vor Verlust geschützt sind.
- Zugriffsbeschränkung: Es muss sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Dokumente haben.
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Dokumentation des Verfahrens: Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie die obenstehenden Grundsätze eingehalten werden.
Im Rahmen der so genannten „innerbetrieblichen Kontrolle“ muss jedes Unternehmen definieren, wie es mit Belegen umgeht und für GoBD-konforme Belegverarbeitung sorgt und darlegen, wie Belege für Steuerprüfungen elektronisch verfügbar gemacht werden. Das betrifft neben Handelsbriefen, Geschäftsbriefen und E-Mails auch Belege wie Angebote, Aufträge und Rechnungen, wenn diese elektronisch versendet oder empfangen werden.
Was kann passieren?
Im schlimmsten Fall kann die Buchführung einer/s Steuerpflichtigen wegen Nichtkonformität mit dem GoBD verworfen werden und die steuerrelevanten Summen mit einer Schätzung ermittelt werden.
Was können Sie tun?
Wichtig ist seit diesem Jahr, dass Sie den Umgang mit elektronischen Dokumenten lückenlos nachweisen. Als Nachweis dient die Verfahrensdokumentation, in der genau erfasst wird, wie die Arbeitsabläufe bei der Erfassung und Bearbeitung von Belegen sind.
Die Verfahrensdokumentation sollte beschreiben,
- wie der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert sind.
- wie die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt wird.
- wo und wie die Belege abgelegt werden.
- wie ein mögliches Nebeneinander von Papierbelegen und originär digitalen Belegen organisiert ist.
- wie der Ablageort vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt ist.
- wer auf den Ablageort zugreifen und Belege einsortieren darf.
- in welchen Abständen und wie die Belege an die Buchführung übermittelt werden.
- wie sichergestellt wird, dass die betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten.
- wie sichergestellt ist, dass die Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden.
Ein Muster für eine entsprechende Verfahrensdokumentation erhalten Sie zum Beispiel HIER.
Dokumenten-Management-System
Dass die buchhaltungsrelevanten Unterlagen bei Ihnen revisionssicher elektronisch abgelegt werden, stellen Sie am Besten mit einer Archivierungs- beziehungsweise Dokumenten-Management-Software sicher.
Bei Sorembâ erhalten Sie das Dokumenten-Management-System DOCBOX, die bei der Installation bereits eine softwareigene Verfahrensdokumentation mitbringt.
Übrigens ermöglicht Ihnen ein gutes elektronisches Archivierungs- beziehungsweise Dokumenten-Management-System auch eine schnelle und effektive Ablage von eingescannten Papier-Dokumente.
Sollten Sie weitere Fragen zur revisionssicheren elektronischen Archivierung haben, freuen wir uns über Ihre Nachricht.
