Dokumenten-Management-System – DMS

Was ist ein DMS?

DMS ist die Abkürzung von Dokumenten-Managment-System.
Ein DMS ist ein digitales Archiv.
Hier werden digitale Dokumente strukturiert und revisionssicher archiviert, so dass diese jederzeit leicht auffindbar sind.

Dokumente die noch nicht in digitaler Form vorliegen, werden vorher in digitale Form umgewandelt, z.B. durch scannen mit einem Scanner oder Multifunktionsgerät.

Benutzerverwaltung

Durch eine Benutzerverwaltung und Rechtevergabe bekommen die Mitarbeiter nur Zugriff auf die Dokumente, die sie auch wirklich betreffen.

Komfortable Suche

Eine komfortable Suche und leichte Bedienung ermöglicht es auch ungeübten Anwendern eine schnelle produktive Nutzung.

Weitere Features

Je nach Funktionsumfang eines DMS kann man die digitalen Dokumente mit Schlagworte, Notizen, Stempeln oder einem Wiedervorlage-Hinweis versehen. Dabei werden solche Ergänzungen so gespeichert, dass diese dem Dokument zugeordnet und mit ihm angezeigt werden können. Weiterhin bleibt das Dokument im Original gespeichert und ist auch ohne diese Änderungen abrufbar bzw auch ausdruckbar. Workflow oder Anbindung an andere Systeme, z.B. E-Mail, CRM oder Datev sind oft genutzte Erweiterungsmöglichkeiten.

Unsere Empfehlung

Wir empfehlen das Dokumenten-Management-System DOCBOX®.
Es ermöglicht auch ungeübten einen sanften Einstieg und lässt sich an die individuellen Bedürfnisse eines jeden Betriebes anpassen. So wächst die Docbox mit ihren Aufgaben.
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