Softwarelösungen für Videokonferenzen –
Alles was Sie für den Start benötigen
(inkl. Software Download-Links)
Home Office ist in deutschen Betrieben schon längst kein Fremdwort mehr – auch wenn sich manche Firmen noch immer schwer damit tun, ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen.
Wie soll die Vielzahl an Meetings und Terminen mit den Kollegen adäquat ersetzt werden – und das von zu Hause aus? Viele Fragen sind an dieser Stelle berechtigt. Häufig ist die Lösung für ein vermeintliches Problem aber recht einfach zu bewerkstelligen.
Fragen, die man sich zu Beginn stellen sollte
Eine Vielzahl an Firmen sieht sich aktuell mit dem gleichen Problem konfrontiert. Wobei es sich gerade jetzt um eine immense Chance handelt, die Arbeitsabläufe im Betrieb einmal komplett neu zu überdenken.
Einige Fragen sollten sich Verantwortliche und natürlich auch Angestellte an dieser Stelle stellen. Hier nur ein paar Beispiele:
- Ist jedes Meeting, das man bisher abgehalten hat, in der Form wirklich notwendig bzw. auch produktiv gewesen?
- Können gezielt vereinbarte „Online-Termine“ dafür sorgen, dass Informationen von Kollegen für Kollegen besser vorbereitet und vor allem auch nachbereitet werden?
- Sind die Entscheidungswege, wie sie bisher geherrscht haben, wirklich sinnvoll gewesen?
Da viele Büroarbeitsplätze mit klassischen Desktop-PCs ausgestattet sind, ist das Mitnehmen ins Home-Office nicht so einfach. Leichter von der Hand geht das schon, wenn man für seine Arbeit ein Notebook verwendet. Häufig müsse Präsentationen sowieso an anderen Orten gehalten werden oder beim Kunden Änderungen durchgeführt werden.
Viele Beschäftigte arbeiten auch heute schon sehr erfolgreich mit Notebooks und Tablets.
Also keine Panik – Die notwendigen Vorbereitungen für eine erfolgreiche Videokonferenz mit den Kollegen sind wirklich im überschaubaren Rahmen:
1. Die Internetverbindung
Es muss sichergestellt werden, dass man an seinem „Heimarbeitsplatz“ eine passende Internetanbindung hat. Eine Standleitung via LAN-Kabel ist hier stets zu bevorzugen.
Stabile WLAN-Verbindungen erfüllen den Zweck aber auch. Eine gewisse Grundgeschwindigkeit, um die ruckelfreie Bildübertragung gewährleisten zu können, sollte im Home-Office auf jeden Fall vorhanden sein.
Hat man einen eigenen Internetanschluss – den man nicht mit Dritten teilen muss, sollte eine Verbindungsgeschwindigkeit von mindestens 16.000 kBit/s für den Anfang ausreichen. Hat man aber auch zum Ziel mit Kollegen gemeinsam an Projekten zu arbeiten (möglich mit Asana, Trello, Google Docs), dann sollte schon eine Verbindung mit mindestens 50 MBit/s zur Verfügung stehen.
2. Die nötige Hardware - Grundausstattung des Arbeitsplatzes
Ein internetfähiger Desktop PC, Notebook/Laptop, oder ein Tablet sind als Basis-Ausstattung für den Beginn unbedingt nötig. Zusätzlich ist ein Monitor und, wenn nicht bereits integriert, eine Kamera, sowie ein Headset zur Kommunikation mit Kunden und Kollegen zu empfehlen.
Maus und Tastatur sowie die passenden Kabel sind als Basisausstattung meist bereits inklusive.
logitech | Jabra | Lenovo | Angekis | i3huddle | Avaya | Aver | Tenveo
3. Eine wirklich passende Videokonferenz-Software finden
Hier sollte man sich fragen, welche Aufgaben die Videokonferenz genau hat. Ist es eine Präsentation für Dritte oder eher ein webbasiertes Seminar, bei dem lediglich einseitig präsentiert wird? Trifft zweiteres zu, dann sollte man sich auf jeden Fall die kostenlos erhältlichen Programme Skype, Zoom & Clickmeeting ansehen.
Sollte man schon direkt wissen, dass man mit den Kollegen zusammen an Dokumenenten zu arbeiten hat, dann gibt es hierfür passende Software. Gerade in einer Zeit der Krise, wie während der aktuellen weltweiten Corona-Epodemie, sind diese Programme und Apps sehr nützlich. (Stichwort: Stay at home!)
4. Muss es gleich die Premium – Version der Software sein?
Diese Frage sollte man sich gleich zu Beginn stellen. Es ist aber auch kein Problem, wenn man erst nach einiger Zeit bemerkt, dass man auch einige kostenpflichtige Leistungen gut gebrauchen könnte. Ein Upgrade gibt es bei den meisten Softwareanbietern schon für eine geringe Gebühr.
Das heißt, Sie sollten ab dem Zeitpunkt des Upgrades etwas mehr Budget für das Tool einplanen. Somit werden weitere Funktionen, wie etwa ein Videochat in 4K-Quaklität oder ein unbegrenzter Cloud-Speicher einfach zusätzlich freigeschalten. Diese Anforderungen hat aber bei weitem nicht jedes Unternehmen.
Sollte Ihnen die oft schon sehr umfangreiche Grundausstattung der Software genügen, dann kann diese kostenlose „digitale Infrastrukturlösung“ ganz ohne Gebühren genutzt werden. Man könnte fast sagen – komplett ohne Haken.
Nutzen Sie die Möglichkeiten, die durch Digitalisierung und den Breitbandausbau gegeben sind, die staatlich vorgegebenen Regeln einzuhalten ohne deswegen an Arbeitskraft und Produktivität einbüßen zu müssen. Jetzt haben Sie die Chance Ihr Unternehmen besser aus der Krise zu führen – mit Lösungen, die auch noch weit über die aktuelle Situation hinaus zur positiven Entwicklung Ihres Unternehmens beitragen können.
Viel Erfolg bei der Umsetzung und eine produktive Zeit.
Ihr Sorembâ- Team