Die DOCBOX® ist optimal an Ihre Bedürfnisse anpassbar

Bereits die Basisversion DOCBOX® Professional enthält alle wichtigen Funktionen für die revisionssichere digitale Archivierung. Zusätzlich kann das DMS flexibel durch Zusatzmodule erweitert und jederzeit funktional an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Mit Modulen wie Workflow, Wiedervorlage, Direktdrucker, Easy Search und DATEV Fibu können Ihre Arbeitsabläufe nachhaltig verbessert und effizienter gestaltet werden.

Alle verfügbaren DOCBOX® Zusatzmodule

Zusatzmodul Stempel

Das Stempel-Modul ermöglicht es Ihnen, auf Ihre digital in der DOCBOX® archivierten Dokumente Stempel zu setzen. Die benötigten Stempel können Sie mit diesem Modul selbst kreieren (z. B. „gebucht“, „bezahlt“) und die Stempel je nach Bedarf mit Datumsanzeige und dem Benutzer der gestempelt hat, ausstatten.

Selbstverständlich ist es möglich, in den gespeicherten Dokumenten nach Stempeln bzw. Stempeltext zu suchen. Dadurch unterstützt das DOCBOX^® Stempel-Modul auch Ihren Workflow. Sie möchten sich zum Beispiel Rechnungen anzeigen lassen, die zwar gebucht aber noch nicht bezahlt sind? Kein Problem, die DOCBOX^® sucht danach und findet sie zuverlässig und blitzschnell.

Zusatzmodul Notizen

Das Modul Notizen ermöglicht Ihnen Notizen zu Ihren Dokumenten anzulegen und diese frei zu platzieren.

Damit können Sie Zusatzinformationen auf dem Dokument notieren, bearbeiten und auch wieder entfernen. Das Dokument selbst wird dabei nicht verändert. Da die eingefügten Notizen in die DOCBOX^® Suche integriert werden, lassen sich Dokumente mit bestimmten Notizen auch jederzeit und einfach wieder finden.

Zusatzmodul Signatur

Das Zusatzmodul Signatur ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur mit ID-Card auf Dokumente in der DOCBOX®.

Die qualifizierte elektronische Signatur weist den Urheber sicher nach und schützt das Dokument vor Manipulationen.

Zusatzmodul Workflow

Mit dem innovativen Workflowdesigner können Fachanwender ohne jegliche Programmierkenntnisse und ohne die Ressourcen ihrer IT-Abteilung, selbstständig lauffähige Prozesse erstellen.

Der DOCBOX^® Workflow bietet hier den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben und so die Verteilung von Belegen im Unternehmen gleichzeitig für alle Mitarbeiter transparent zu machen. Aber auch neue oder geänderte Abläufe lassen sich so schnell beschreiben und im System abbilden, ohne dass hierfür eine aufwändige Neuprogrammierung notwendig wird.

Zusatzmodul Dokumentenklassifizierung

Das Zusatzmodul Dokumentenklassifizierung ermöglicht es, den Dokumenten direkt beim Archivieren oder bei der automatischen Ablage eines Dokuments eine Dokumentenklasse, z.B. Lieferschein, zuzuweisen. Dokumentenklassen erleichtern die spätere Suche nach Dokumenten.
Den Dokumentenklassen können Aufbewahrungszeiten zugeordnet werden, die das spätere löschen (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist) erleichtern.

Zusatzmodul Versionierung

Das Zusatzmodul Versionierung erlaubt Ihnen Word-Dokumente, Excel-Tabellen und ähnliche Dateien direkt in der Docbox zu öffnen, zu ändern und zu speichern. Diese Änderungen werden dokumentiert (mit Zeitstempel und Benutzerkennung), frühere Versionen können wieder hergestellt werden.

Zusatzmodul Wiedervorlagen

Dieses Modul ermöglicht die Erstellung von Wiedervorlagen für ausgewählte Dokumente. Damit unterstützt die DOCBOX^® Ihren Workflow und hilft Ihnen, nie wieder wichtige Aufgaben rund um Ihre Dokumente zu vergessen.

Wiedervorlagen dienen einer einfachen und übersichtlichen Organisation. Ihre DOCBOX^® unterstützt Sie bei der Planung wichtiger Vorgänge.

Zusatzmodul Bearbeitungsleiste

Die Bearbeitungsleiste ermöglicht einfache und schnelle Bearbeitung von Dokumenten. Das Anbringen von Stempeln, Notizen, Wiedervorlagen, Aufgaben, Texten, Markierungen und Haken

wird damit noch einfacher.

Zusatzmodul EasySearch

Das Zusatzmodul EasySearch ermöglicht die einfache Suche aus Fremdanwendungen heraus. Das kleine Suchfenster bleibt mit einstellbarer Transparenz im Vordergrund und ermöglicht die direkte Suche in der DOCBOX®.

Zusatzmodul Direktdrucker

Der DOCBOX^® Direktdrucker ermöglicht die vollautomatische revisionssichere Archivierung beliebiger druckbarer Dokumente, wie z.B. die Ausgangsbelege aus Ihrem ERP-System.

Mit dem DOCBOX^® Direktdrucker legen Sie beliebig viele virtuelle Drucker an, mit denen Sie direkt in von Ihnen festgelegte DOCBOX^® Archivordner drucken können, also ohne den Umweg über ein Posteingangsfach. Rechnungen aus Ihrem ERP-Programm lassen sich so unmittelbar in den entsprechenden Rechnungsordner in der DOCBOX^® ablegen. Ausgangsbelege werden somit vollständig, zuverlässig, effizient und revisionssicher archiviert.

Zusatzmodul Auto Archivierung

Verschieben oder kopieren Sie ihre Dokumente einfach in überwachte Ordner. Das Modul AutoArchive importiert die Dokumente dann automatisiert und organisiert in die DOCBOX^® archiviert sie gleichzeitig.

DOCBOX^® AutoArchive arbeitet selbstständig und automatisch: Es überwacht ausgewählte Ordner und archiviert alle darin ankommenden Dateien automatisch und revisionssicher in ein vorher definiertes Archiv der DOCBOX^®.

Das Modul AutoArchive wurde für Unternehmen entwickelt, bei denen große Mengen an Dokumenten anfallen. Besonders zeichnet sich AutoArchive aus, wenn Sie ein ERP-Programm im Einsatz haben, das viele Dokumente erstellt oder auch wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten in Ihrem System gespeichert haben.

Zusatzmodul FolderSync

Automatische Synchronisation von Dokumenten aus lokalen und Netzwerkordnern.

Zusatzmodul Application Programming Interface (API

Das Zusatzmodul Application Programming Interface (API) ermöglicht es anderen Programmen mit der DOCBOX® zu kommunizieren.

Zusatzmodul Outlook Connect

Integrieren Sie die DOCBOX® in Microsoft Outlook und archivieren Sie E-Mails per Drag&Drop.

Zusatzmodul E-Mail Archivierung

Das E-Mail Management in der DOCBOX^® sorgt für eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung der im Unternehmen anfallenden E-Mails.

Die E-Mails können sowohl interaktiv direkt aus der Anwendung als auch serverbasiert anhand definierter Regeln archiviert werden. Die Recherche nach archivierten E-Mails kann direkt aus der DOCBOX^® erfolgen. Die vorgangsorientierte Ablage aller E-Mails in Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten.

Zusatzmodul Mandanten

Das Mandanten – Modul bietet die Möglichkeit, innerhalb eines Netzwerkes mehrere Mandanten abzubilden.

Es ist deswegen die perfekte Lösung, um in nur einem System mehrere Unternehmen zu verwalten. Für einzelne Firmen ist es möglich eigene Benutzer mit individuellen Rechtesystemen anzulegen. Gleichzeitig können berechtigte Benutzer auch mandantenübergreifend auf Dokumente zugreifen ohne ständigen Logout und Login.

Zusatzmodul Datev – Fibu - Export

Über das DOCBOX^® DATEV Export-Modul können Sie all Ihre Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen, die Sie in der DOCBOX^® archivieren, direkt an Ihre Steuerkanzlei oder an das DATEV Rechenzentrum weiterleiten.

Versetzen Sie Ihren Steuerberater in die Lage, alle notwendigen Auswertungen bei Bedarf tagesaktuell zu erstellen, wodurch Sie die Finanzen jederzeit im Blick haben. Übergeben Sie Ihre Daten einfach mit dem DOCBOX^® DATEV Export-Modul in dem von ihm benötigten Format.

Zusatzmodul Portable Client

Archivdaten offline nutzen – mit dem DOCBOX^® Portable-Modul haben Sie Ihre Unterlagen im Handgepäck. Sie verfügen, auch ohne Anbindung an die DOCBOX^® Datenbank, jederzeit über Ihr Archiv.

Den Zugang ermöglicht Ihnen eine einfach zu bedienende Client-Software, mit der Sie ohne Internetverbindung im Offline-Archiv recherchieren können. Sie können mit diesem Modul Ihrem Steuerberater oder Ihren Kunden den sie betreffenden Teil des Archivs auf Datenträger zur Verfügung stellen und ihnen so den Zugang zu ihren Daten ermöglichen.

Weitere Informationen zur DOCBOX® und den Zusatzmodulen

Sprechen Sie uns an, wenn Sie weitere Informationen über die DOCBOX^® wünschen oder die Software testen möchten. Wir führen die Software gerne unverbindlich bei Ihnen oder in unserem Hause vor.

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Wenn Sie möchten, können Sie die DOCBOX^® und alle Zusatzmodule für vier Wochen kostenfrei testen.