Dokumenten-Management-System (DMS)

Viele Unternehmen nutzen bereits eine Software zur Dokumentenarchivierung, auch um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Für Unternehmen, die bisher noch klassisch, also mit Papier im Aktenordner, archivieren, gibt es die Möglichkeit eines leichten Umstiegs auf die digitale Archivierung. Diese kann auch Schritt für Schritt erfolgen, in einem für das jeweilige Unternehmen passenden Tempo.

Das Dokumenten-Managment-System DOCBOX®

Bei der DOCBOX® werden Ihre Dokumente in digitaler Form archiviert.
Dabei wird der gesamte Inhalt jedes Dokuments bereits bei der Archivierung durch eine ausgereifte OCR-Erkennung (Texterkennung) erfasst. Eine manuelle Vergabe von Schlagworten ist nicht nötig, aber möglich. Bei einer späteren Volltextsuche findet das System die passenden Dokumente schnell und präzise. Durch eine Benutzerverwaltung und Rechtevergabe bekommen die Mitarbeiter nur Zugriff auf die Dokumente, die sie auch wirklich betreffen.
Eine komfortable Suche und leichte Bedienung ermöglicht es auch ungeübten Anwendern eine schnelle produktive Nutzung.

Docbox Zusatzmodul Direktdrucker

Revisionssichere Aufbewahrung

Die DOCBOX® archiviert die Dokumente nach gesetzlichen Vorgaben und Pflichten archiviert, und ist somit revisionssicher. Sie erfüllt alle Anforderungen des HGB, der AO, und der GoBD / GoBS für die Aufbewahrung von Daten und Belegen.

Für wen ist das Dokumenten-Managment-System DOCBOX® geeignet?

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DOCBOX® ist zur revisionssicheren Archivierung für Einzelunternehmer ebenso geeignet wie für kleine und mittelständische Unternehmen, auch mit mehreren Filialen. Auch für Vereine und Privatleute, die ihre Dokumente strukturiert und komfortabel ablegen wollen, ist dieses System ideal geeignet. Denn auch digitale Dokumente, die keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, können mit der DOCBOX® komfortabel verwaltet werden. Ein Zugriff, auch von mehreren Personen, über das Internet (Cloud-Version) eröffnet viele Möglichkeiten des privaten und geschäftlichen Zusammenarbeitens.

Durch verschiedene Zusatzmodule kann die DOCBOX® perfekt an die Anforderungen des jeweiligen Einsatzzweckes angepasst werden.

Wie funktioniert das Dokumenten-Managment-System DOCBOX®?

Eigener Server im Firmen-Netzwerk

Bei dieser Variante werden die digital archivierten Dokumente auf einem eigenen Server im Firmen-Netzwerk gespeichert. Der Zugriff erfolgt von jedem im Netzwerk befindlichen Gerät (PC, Notebook, Tablet) über einen Browser.

Docbox im mobilen Einsatz
 

Cloud-Version

Bei dieser Variante werden die digital archivierten Dokumente in einem Rechenzentrum in Deutschland nach deutschem Datenschutz gespeichert.
Der Zugriff erfolgt von jedem internetfähigen Gerät über einen Browser, welches die ortsunabhängige Nutzung (Internet-Zugang vorausgesetzt) ermöglicht. 
Alle Funktionen wie die komfortable Suche und alle Zusatzmodule sind auch in der Cloud-Version nutzbar
Durch verschiedene Zusatzmodule kann auch die Cloud-Version perfekt an die Anforderungen des jeweiligen Einsatzzweckes angepasst werden.

Gemeinsamkeiten der Server- und Cloud-Version

Funktion und Bedienung sind bei Server- und Cloud-Version identisch. Ebenso sind beide Varianten durch die gleichen Zusatzmodule erweiterbar. Bei beiden Varianten wird durch eine Benutzerverwaltung und Rechtevergabe der Zugriff gesteuert. So bekommen die Mitarbeiter nur Zugriff auf die Dokumente, die sie auch wirklich betreffen.

Docbox Zusatzmodul DATEV Fibu

Wie kommen Dokumente in die DOCBOX®?

  • archivieren von Dokumenten durch Drag & Drop
  • direktes senden von gescannten Papier-Dokumente vom Scanner zur Docbox
  • automatisches archivieren beliebiger druckbarer Dokumente, wie z.B. Ausgangsbelege aus Ihrem ERP-System
  • Überwachung von ausgewählten Windows-Ordnern und automatisches archivieren aller darin ankommenden Dokumente
  • über ein AddOn in Outlook können E-Mails (inklusive Anhänge) direkt aus Outlook heraus in das Archiv der Docbox übertragen werden
  • die Docbox kann eine Mailbox überwachen, und alle E-Mails (inklusive Anhänge) oder nur die, die einen bestimmten Begriff im Betreff, Absender oder Empfänger enthalten, werden in einen bestimmten Ablageordner in der Docbox übertragen
Docbox Zusatzmodul EasySearch

Wie finde ich Dokumente in der DOCBOX®?

Die Suche nach einem Dokument beginnt in der Docbox typischerweise mit der Eingabe eines oder mehrerer Suchbegriffe in ein Suchfeld.
Typische Suchbegriffe sind:
  • Kundenname
  • Kundennummer
  • PLZ, Ortsname
  • Firmenname
  • Lieferantenname
  • Lieferantennummer
  • Artikelnummer
  • Artikelbezeichnung / Produktname
  • Seriennummer / Gerätenummer
  • Fahrgestellnummer
  • weitere auf dem Dokument vorkommende Begriffe
Dadurch, dass von der Texterkennungssoftware bereits beim Archivieren alle auf dem Dokument befindlichen Worte und Zahlenfolgen erfasst werden, wird nahezu jeder Begriff auf den Dokumenten bei der Suche gefunden. Eine separate Verschlagwortung ist nicht nötig, aber trotzdem möglich.
Somit ist es egal, in welchem Ordner das Dokument abgelegt wurde, zum Finden muss man nur ein oder mehrere Worte von diesem Dokument kennen. Ein Anzeigen aller Dokumente mit einer bestimmten Kundennummer oder Artikelnummer ist ebenfalls möglich.
 
Eine andere Möglichkeit ist das Aufrufen des entsprechenden Ordners in der Ordnerstruktur, ähnlich wie man es von Windows kennt. So kann man sich beispielsweise alle Ausgangsrechnungen eines Monats anzeigen lassen.

Einige Highlights der DOCBOX®:

  • automatische Erfassung des gesamten Inhaltes eines Dokumentes durch eine ausgereifte OCR-Erkennung bereits beim Archivieren
  • komfortable Suche in allen archivierten Dokumenten ähnlich einer Suchmaschine im Internet
  • Dokumente mit Notizen oder freiplatzierbaren und selbstgestalteten Stempel versehen
  • erneutes Ausdrucken archivierter Dokumente, wahlweise mit allen Stempeln und Notizen oder im Original, also auch ohne angebrachte Stempel oder Notizen
  • Wiedervorlage von Dokumenten zu einem frei wählbaren Termin, mit Erinnerung per E-Mail
  • Benutzerverwaltung und Gruppen
  • Verwaltung mehrerer Mandanten (Filialen, Standorte, Unternehmen)
  • einfache Implementierung von Workflows
  • Schnittstelle zur Übermittlung von Buchhaltungsunterlagen an Ihren Steuerberater
Docbox Zusatzmodul Notizen

Erweitern und anpassen durch Zusatzmodule

Bereits in der Basisversion ist die DOCBOX® mit allen Funktionen zur revisionssicheren elektronischen Dokumentenverwaltung ausgestattet. Durch viele Zusatzmodule können Sie Ihre DOCBOX® individuell an Ihre betrieblichen Anforderungen anpassen, von Beginn an oder zu einem späteren Zeitpunkt.

Der jahrelange produktive Einsatz in Unternehmen, bei Behörden und anderen Institutionen, ganz egal in welcher Branche oder Größenordnung, zeigt, die DOCBOX® bleibt selbst dann flexibel, wenn sich Ihre Ansprüche in Zukunft grundlegend ändern.

Welche Bezahl-Varianten gibt es?

Die Software für das Dokumentenmanagementsystem DOCBOX® kann für einen einmaligen Betrag gekauft werden, oder für einen monatlichen Betrag gemietet werden.
Die Cloud-Version kann inklusive des erforderlichen Speicherplatzes für einen monatlichen Betrag gemietet werden.

Docbox Zusatzmodul AutoArchive

Einfache Bedienung

Die DOCBOX® zeichnet sich durch schnelle, einfache Installation und Handhabung aus. Nach der wenige Minuten dauernden Installation und einer Kurzeinweisung können Sie die DOCBOX® direkt in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Dokumente blitzschnell wiederfinden

Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden, vergleichbar einer Suchmaschine im Internet, die Dokumente blitzschnell gefunden.

Docbox Zusatzmodul E-Mail Archivierung

Effizienter Arbeiten

Die DOCBOX® befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmensalltag spürbar. Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumentenbasierten Prozesse.

Nachweis einer Verfahrensdokumentation

Mit der Installation der Software erhalten Sie von uns die vollständige Verfahrensdokumentation. Sie dient als Nachweis, dass die Software alle Anforderungen des HGB, der AO und der GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt.

Docbox Zusatzmodul DATEV Fibu

Revisionssichere Ablage

Mittlerweile kommt kein Unternehmen mehr um ein revisionssicheres Dokumenten-Management-System (DMS) herum. Sobald Sie buchhaltungsrelevante Dokumente per E-Mail erhalten, benötigen Sie ein revisionssicheres DMS. Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente in der DocBox sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.

Die Funktionen der DOCBOX® können Sie individuell erweitern

Durch Zusatzmodule ist die DOCBOX® individuell an die Anforderungen in Ihrem Betrieb anpassbar.

Testen Sie das Dokumenten Management System DOCBOX® jetzt unverbindlich und kostenfrei!

Sprechen Sie uns an, wenn Sie weitere Informationen über die DOCBOX® benötigen, eine Vorführung wünschen oder das Dokumentenmanagement-System (DMS) unverbindlich für 4 Wochen kostenfrei testen möchten.

Wir sind Ihr regionaler Ansprechpartner für das Dokumentenmanagement mit dem System DOCBOX® in Würzburg, Schweinfurt, Arnstein, Bamberg, Ebern, Gerolzhofen, Haßfurt, Werneck und der gesamten Region Main-Rhön.

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