Checkliste für erfolgreiche Videokonferenzen

Mit ein wenig Vorbereitung wird Ihre Videokonferenz ein Erfolg. Ein gut vorbereiteter Raum und eine funktionierende Technik erspart Ihnen peinliche Störungen.

Mit der folgenden Checkliste vermeiden Sie Fehler bei Ihrer nächsten Videokonferenz.

Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern und Logitech Conference Cam

Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern und Logitech Conference Cam – Foto: Logitech

Vorbereitungen zur Videokonferenz

Raum

Der Raum sollte aufgeräumt und ordentlich sein.

Der Hintergrund, der dann im Video zu sehen sein wird, sollte bewusst gewählt werden. Ruhige und gleichmässige Farben sind unruhigen Mustern vorzuziehen. Regale mit Chaos oder unordentliche Papierstapel machen keinen guten Eindruck.

Beleuchtung

Eine gute Raumbeleuchtung ist sehr wichtig und die Teilnehmenden sollten sich nicht im Dunkeln befinden. Direktes Sonnenlicht sollte vermieden werden.

Kleidung

Sauber und ordentliche Kleidung versteht sich von selbst. Unruhige Muster sollte man vermeiden. Sehr feine Muster, z.B. Streifen, können zum unerwünschten Moiré Effekt führen.

Technik

Die Technik sollte rechtzeitig vor der Videokonferenz gecheckt werden. So vermeiden Sie das hastige Suchen von Kabeln oder das Installieren von Treibern kurz vor Beginn. Wegen Störanfälligkeit ist eine Signalübertragung über hochwertige Kabel der Übertragung mit Funk (WLAN) vorzuziehen.

Zugangsdaten

Veranstalter einer Videokonferenz sollten die Zugangsdaten rechtzeitig an die Teilnehmer versenden. Teilnehmende sollten sich rechtzeitig um die Zugangsdaten kümmern, falls diese nicht ausreichend vor dem Termin vom Veranstalter zugesendet wurden.

Kurz vor der Videokonferenz

Raum als belegt kennzeichnen

Um Störungen zu vermeiden kann man den Raum als „Belegt“ kennzeichnen.

Beleuchtung

Beleuchtung im Raum einschalten und eventuell Jalousien o.ä. herunterfahren bzw. Vorhänge schließen.

Stromversorgung

Wird für die Videokonferenz ein Notebook oder ein Tablet verwendet, sollte das entsprechende Ladegerät (und ggf. Verlängerungskabel) bereitliegen. Oft macht es auch Sinn, das Gerät gleich über das Netzteil zu betreiben, so wird ein plötzliches Ausschalten bei schwachem Akku vermieden.

Einschalten und Funktionstest

Alle benötigten Systeme einschalten und die Funktion testen.

Die Kamera sollte auf den gewünschten Bildausschnitt eingestellt werden.

An den verwendeten Geräten sollte ein ggf. aktivierter Bildschirmschoner und Standby deaktiviert werden.

Um Störungen zu vermeiden, sollten alle im Raum Anwesenden ihr Handy abschalten oder zumindest auf lautlos stellen.

Pünktlich einwählen

Teilnehmer einer Videokonferenz sollten sich rechtzeitig und nicht in letzter Minute einwählen.

Als Veranstalter einer Videokonferenz sollten Sie ca. 15 Minuten vor Beginn mit dem Streamen beginnen. Sinnvoll ist es in der Zeit vor dem Beginn ein Standbild zur Begrüßung mit Zeitangaben zum Start und ggf. einer geeigneten Musik einzublenden. So können die Teilnehmer die eigene Technik testen und sind bei Beginn sofort dabei.

Während der Videokonferenz

Störgeräusche vermeiden

Vermeiden Sie störende Geräusche z.B. durch Kaffeetassen. Auch lautes Tippen auf einer Tastatur oder das Klopfen mit einem Bleistift gegen die Tischplatte können bei den anderen Konferenz-Teilnehmern deutlich zu hören sein und die Videokonferenz empfindlich stören.

Blickkontakt

Immer wieder in die Kamera schauen und nicht nur auf das Display mit den anderen Teilnehmern.

Sprache

Deutlich sprechen und Lächeln

Ruhe bewahren

Falls mal etwas nicht klappt, Ruhe bewahren.

Pausen einplanen

Bei längeren Videokonferenzen sollte man nach ca. 60 – 90 Minuten kurze Pausen einplanen. So können alle Teilnehmer kurz aufstehen und sich bewegen, Kaffee holen oder andere dringende Dinge erledigen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Teilnehmer nach und nach mal verschwinden.

Eine erfolgreiche Videokonferenz
wünscht Ihnen Sorembâ

Weitere Tipps

Weitere Tipps, auch zur sicheren Nutzung, finden Sie im „Leitfaden für Ihr virtuelles Event“ vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)

Professionelle Ausstattung

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